Tietosuojaseloste - Vuokrausrekisteri - Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia

Päivitetty: 24.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia - Österbottniska Nationshusstiftelsen Ostrobotnia sr

Y-tunnus 0121129-9

c/o Bottan toimisto
Töölönkatu 3 A 5. krs
00100 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Timo Laitila
asuntosihteeri

c/o Pohjalaisten asuntotoimisto
Rautalammintie 3 B, pohjakerros
00550 Helsinki

Email: pv-asuntosihteeri@helsinki.fi
Puhelin: 050 408 2749

3. Rekisterin nimi

Vuokrausrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja vuokrasuhteeseen perustuvan suhteen perustamiseen, hallinnointiin ja ylläpitämiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Asuntohakemuksen tiedot; henkilötiedot (nimi, syntymäaika- ja paikka, ylioppilaaksituloaika ja -paikka, postiosoite, puhelinnumero, sähköposti), yhteydet osakuntien kanta-alueelle, opiskelua koskevat tiedot, hakuhetken taloudellinen tilanne, hakuhetken asumistilanne, toimet osakunnassa). Vuokrasopimuksen tiedot; henkilötiedot (nimi, hetu, osakunta, puhelinnumero, sähköposti), vuokrattua asuntoa koskevat tiedot (osoite, muuttopäivä)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asuntohakemuksen tiedot, jotka on saatu asianomaisilta asunnonhakuvaiheessa ja vuokrasopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. Opiskelumerkinnät ja osakunnan jäsenyysasia saadaan vuosittain asukkaan toimittamasta opintosuoriteotteesta ja jäsenyystodistuksesta. Vuokrasuhteen irtisanomisen yhteydessä vuokralaiselta itseltään saadaan uusi osoite ja muuttopäivä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vuokrasopimusten henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti kiinteistöyhtiöiden isännöitsijätoimistoille vuokrareskontraa varten.

Vuokrasopimusten henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti kiinteistöyhtiöiden huoltoyhtiöille talonkirjoja ja ovenavauspalvelua varten.

Vuokrasopimuksen henkilötietoja luovutetaan vuokranantajan puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille.

Kunnille luovutetaan tarvittaessa tiedot asukasvalinnoista aravarajoituslain 4a - 4c §:n, vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta annetun lain 11a - 11c §:n sekä asukkaiden valinnasta arava - ja korkotukivuokra-asuntoihin annetun valtioneuvoston asetuksen nojalla.

Kiinteistöjen ilmoitustauluilla julkaistaan vuosittain päivitettävät asukaslistat, joissa ilmoitetaan huoneiston numero sekä asukkaan sukunimi.

Kunkin osakunnan omia jäseniään koskevat asukaslistat (nimi, syntymäaika, osoite) luovutetaan vuosittain osakunnan jäsenrekisterin käyttöön.

Muita rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötiedot säilytetään EU-alueen sisällä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakkaan asuntohakemukset liitteineen säilytetään arava- ja korkotukivuokra-asuntoja koskevan ohjeistuksen mukaisesti viiden (5) vuoden ajan hakemuksen jättämisestä, ellei asiakakkaan kanssa ole tehty vuokrasopimusta.

Vuokrasopimukseen ja asunnon myöntämiseen liittyvään asuntohakemukseen perustuvat vuokralaisen ja muiden vuokra-asunnossa asuvien henkilöiden henkilötiedot poistetaan viimeistään seitsemän (7) vuoden kuluttua, siitä kun vuokrasopimus on päättynyt tai vuokrasopimukseen liittyvät vuokranantajan ja vuokralaisen oikeudet ja velvoitteet ovat päättyneet.

Säilytysajan jälkeen asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti.

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

ATK:lle tallennetut tiedot säilytetään tallennusmedialla lukituissa tiloissa. Käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tietonsa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Käsittelyn tarkoituksesta johtuen muita oikeuksia, kuten oikeutta vaatia tietojen poistoa, ei ole.