Ostrobotnia

Tietosuojaseloste - Vuokrausrekisteri - Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia

Päivitetty: 9.10.2019

1. Rekisterinpitäjä

Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia - Österbottniska Nationshusstiftelsen Ostrobotnia sr

Y-tunnus 0121129-9

c/o Bottan toimisto
Töölönkatu 3 A 5. krs
00100 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Timo Laitila
asuntosihteeri

c/o Pohjalaisten asuntotoimisto
Rautalammintie 3 B, pohjakerros
00550 Helsinki

Email: pv-asuntosihteeri@helsinki.fi
Puhelin: 050 408 2749

3. Rekisterin nimi

Kämppä-järjestelmä ja vuokrausrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja vuokrasuhteeseen perustuvan suhteen perustamiseen, hallinnointiin ja ylläpitämiseen.


Henkilötietoja säilytetään asiakkuuden ajan ja lisäksi myös asiakkuuden päättymisen jälkeen lainsäädännön ja asukasvalinnan valvonnan vaatima aika. Asiakkuus alkaa rekisteröidyn rekisteröityessä järjestelmään. Asiakkuus lasketaan päättyneeksi, jos rekisteröidyllä ei ole aktiivisia hakemuksia tai vuokrasopimuksia järjestelmässä ja rekisteröity ei ole vuoteen tehnyt mitään toimenpiteitä järjestelmässä. Tässä tapauksessa tiedot poistetaan, ellei jokin em. velvoite edellytä tietojen säilyttämistä.

5. Rekisterin tietosisältö

Asuntohakemuksen tiedot; henkilötiedot (nimi, syntymäaika, henkilötunnus, ylioppilaaksituloaika ja -paikka, postiosoite, puhelinnumero, sähköposti), yhteydet osakuntien kanta-alueelle, opiskelua koskevat tiedot, hakuhetken taloudellinen tilanne, hakuhetken asumistilanne, toimet osakunnassa). Vuokrasopimuksen tiedot; henkilötiedot (nimi, hetu, osakunta, puhelinnumero, sähköposti), vuokrattua asuntoa koskevat tiedot (osoite, muuttopäivä)

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asuntohakemuksen tiedot, jotka on saatu asianomaisilta asunnonhakuvaiheessa ja vuokrasopimuksen allekirjoituksen yhteydessä. Opiskelumerkinnät ja osakunnan jäsenyysasia saadaan vuosittain asukkaan toimittamasta opintosuoriteotteesta ja jäsenyystodistuksesta. Vuokrasuhteen irtisanomisen yhteydessä vuokralaiselta itseltään saadaan uusi osoite ja muuttopäivä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja käsittely EU:n tai ETA:n ulkopuolella

Vuokrasopimusten henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti kiinteistöyhtiöiden isännöitsijätoimistoille vuokrareskontraa varten.

Vuokrasopimusten henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti kiinteistöyhtiöiden huoltoyhtiöille talonkirjoja ja ovenavauspalvelua varten.

Vuokrasopimuksen henkilötietoja luovutetaan vuokranantajan puolesta perintää suorittaville sopimuskumppaneille.

Kunnille luovutetaan tarvittaessa tiedot asukasvalinnoista aravarajoituslain 4a - 4c §:n, vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta annetun lain 11a - 11c §:n sekä asukkaiden valinnasta arava - ja korkotukivuokra-asuntoihin annetun valtioneuvoston asetuksen nojalla.

Kiinteistöjen ilmoitustauluilla julkaistaan vuosittain päivitettävät asukaslistat, joissa ilmoitetaan huoneiston numero sekä asukkaan sukunimi.

Kunkin osakunnan omia jäseniään koskevat asukaslistat (nimi, syntymäaika, osoite) luovutetaan vuosittain osakunnan jäsenrekisterin käyttöön.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa.

Henkilötietoja voidaan tarvittaessa käsitellä EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietojen tietoteknisessä säilyttämis- ja prosessointitarpeessa, esimerkiksi ohjelmiston käytettäessä pilvipohjaisia sovelluspalveluita. Näissä tapauksissa kiinnitetään erityistä huomiota tietojen suojaamiseen ja asiaan vaikuttaviin sopimuksiin (esim. EU-US Privacy Shield).

Muita rekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteritietoja ei säilytetä muussa kuin sähköisessä muodossa, poislukien vanhat ennen sähköisen järjestelmän käyttöönottoa syntyneet tiedot, jotka säilytetään lukollisessa kaapissa lukitussa tilassa. 

Verkon yli siirrettäessä tiedot suojataan SSL- tai SSH-tekniikalla. Rekisterin palvelinlaitteistoa ylläpidetään hyvän ylläpitotavan mukaisesti.

Rekisterin käyttö on ohjeistettu. Pääsy rekisteritietoja sisältävään tietokantaan on rajoitettu sekä verkkotekniikan että henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla.

Rekisterin käyttöoikeudet ovat rajoitetulla joukolla järjestelmän käyttäjiä, joiden toimenkuvaan järjestelmän käyttäminen kuuluu. Tämän lisäksi rekisteriin on pääsy rajoitetulla joukolla palvelun kehittäjiä.

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein.

9. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus käyttää tarkastusoikeuttaan pyytämällä tietojensa tarkastamista omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla joko henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona, sähköpostilla tai muulla luotettavalla tunnistautumistavalla. 

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisten, puutteellisten, tarpeettomien taikka vanhentuneiden tietojensa korjaamista tai poistamista. Käyttäjän tiedot voidaan poistaa rekisteristä käyttäjän pyynnöstä, mikäli laki ei toisin velvoita. 

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Käsittelyn tarkoituksesta johtuen muita oikeuksia, kuten oikeutta vaatia tietojen poistoa, ei ole.