Tietosuojaseloste - Hallintorekisteri - Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia

Päivitetty: 15.9.2020

1. Rekisterinpitäjä

Pohjalaisten Talosäätiö Ostrobotnia - Österbottniska Nationshusstiftelsen Ostrobotnia sr

Y-tunnus 0121129-9

c/o Bottan toimisto
Töölönkatu 3 A 5. krs
00100 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Aleksi Kallio
hallituksen puheenjohtaja

c/o Bottan toimisto
Töölönkatu 3 A 5. krs
00100 Helsinki

Email: hpj@ostrobotnia.fi

3. Rekisterin nimi

Hallintorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Säätiön hallinto ja päivittäinen toiminta. Säätiölain velvoitteiden täyttäminen ja viranomaisten vaatimien tietojen toimittaminen sekä Ostrobotnia-talon kulunvalvonta.

5. Rekisterin tietosisältö

Nimi, kotipaikka, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tiedot tehtävistä joita hoitanut säätiön piirissä, tiedot tehtävistä säätiön taustaorganisaatioissa joiden perusteella kuuluu säätiöön lähipiiriin.

Kulunvalvontajärjestelmän osalta tallennetaan nimi, työtehtävä tai virka joka oikeuttaa kulkuluvan Ostrobotnia-taloon, myöntäjätaho, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, sekä tiedot kulkuoikeuksista ja niiden käytöstä.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen oma ilmoitus, kulunvalvonnan osalta kulkuluvan myöntävät Ostrobotnia-talon vuokralaiset.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Vuosi-ilmoitukset Patentti- ja rekisterihallituksen säätiörekisteriin. Luovutukset perustuvat säätiölakiin.

Ostrobotnia-talon vuokralaisille luovutetaan pyydettäessä kulunvalvontaraportteja heidän käytössään olevien tilojen osalta.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Hallituksen ja hallintoneuvoston kokousten pöytäkirjoja sekä niiden liitetietoja säilytetään Dropbox-pilvipalvelussa (kts. tietosuojaehdot https://www.dropbox.com/terms#privacy). Ko. palvelussa säilytettävät dokumentit yksilöivät henkilöt pelkän nimen perusteella.

Muilta osin henkilötiedot säilytetään EU-alueen sisällä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaaliset tulosteet rekisteristä säilytetään lukituissa tiloissa.

B. ATK:lla käsiteltävät tiedot

ATK:lle tallennetut tiedot säilytetään tallennusmedialla lukituissa tiloissa ja FloMembers-pilvipalvelussa (kts. tietoturvaseloste https://flomembers.fi/ominaisuudet). Pääsy tietoihin on rajattu hallituksen jäsenille ja säätiön hallintoon osallistuvalle henkilökunnalle, silloin kun tehtävien hoitaminen sitä vaatii.

Kulunvalvonnan osalta ATK:lle tallennetut tiedot säilytetään tallennusmedialla lukituissa tiloissa.

10. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tietonsa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa korjaamista ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön.

12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Käsittelyn tarkoituksesta johtuen muita oikeuksia, kuten oikeutta vaatia tietojen poistoa, ei ole.